Lean Office, ¿se puede implantar ?

Date: 23.06.2016 | admin">admin | Blog

Si alguien nos dice que ha implantado el LEAN en la OFICINA, en principio somos bastante escépticos porque pensamos que Lean se aplica solamente en procesos productivos. Sin embargo, hace décadas, el modelo del Lean Manufacturing, que originalmente se aplicó y se sigue aplicando en entornos productivos, trascendió a otros sectores de actividad, incluidos los servicios.

El modelo del Lean Office se alimenta de la fuente original (Lean Manufacturing) y busca mejorar la eficiencia de los principales procesos del negocio (proceso administrativo, proceso de ventas, proceso de ventas, proceso de facturación, procesos de RRHH, procesos presupuestario, procesos de pedidos de compra, procesos de Calidad, etc.), a través de la eliminación y reducción permanente de los desperdicios (MUDA en japonés).

Debemos aceptar, como condición preliminar, que todo negocio se gestiona a través de procesos, es decir, a través de operaciones que se realizan de manera secuencial o simultánea, y que la comprensión y visualización de esas operaciones ofrecen la posibilidad de mejorar dichos procesos.  Para ello, el Lean nos ofrece potentísimas herramientas de diagnóstico como el Value Stream Mapping (VSM) o Mapeado de las Cadena de Valor, que descubren esos desperdicios ocultos que las herramientas clásicas no pueden ver.  La selección y correcta utilización de las herramientas Lean para cada desperdicio detectado son los que hacen el resto.

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¿Cuáles son esos desperdicios?  El Lean ofrece un catálogo de 8 que son: 1) las esperas, 2) el transporte innecesario, 3) la sobreproducción, 4) el sobreproceso, 5) el inventario innecesario, 6) el retrabajo, 7) el movimiento y 8) la no utilización del talento humano.

Seguro que, de la lista anterior, habéis detectado más de un desperdicio que se encuentra cotidianamente en vuestros procesos no productivos.  Por ello, podemos afirmar, con total seguridad que el Lean puede aplicarse en la Oficina.  No olvidemos que el desperdicio es un elemento universal.

Para reforzar nuestra afirmación, compartimos un caso de éxito de aplicación de Lean Office en una oficina de Barcelona que se dedica al mundo de la traducción a nivel internacional.

Estos son algunos datos relevantes de la empresa y de la actividad realizada:

  • Nº trabajadores: 45,
  • Facturación anual: 6 millones de euros
  • Duración de la implantación del Lean Office: 10 meses
  • Días de consultoría externa contratados: 26
  • Desarrollada una Lean Manager interna para la apropiación y liderazgo del Lean Office.
  • Implantado sistema de reuniones a 3 niveles (diaria/semana/mes)
  • Creación de paneles de control de indicadores clave (KPI)
  • Nº de Grupo de Mejora realizados: 4
  • Nº propuestas de mejora de proceso implantadas: +70
  • Fuerte orientación al cliente y a la calidad (mejora proceso de gestión de reclamación)
  • + 200 horas de formación

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Resultados obtenidos:

  • Ahorros (demostrados): +100.000 €, con ahorros esperados en 2º sem.2.016 y 2.017 de +200.000 €
  • Mejora del margen Bruto: + 4%
  • Nº Reclamaciones: – 30%
  • Tasa de servicio (proyectos a tiempo): + 10%

Y como información adicional, decir que el sistema creado a través del Lean Office será implantado en otras oficinas del grupo multinacional en los próximos meses.

Si estáis interesados en cómo aplicar en Lean Office, podéis contactarnos a través de: consultoria@valverdeconsultores.com o en el teléfono +34 607 68 63 73, y estaremos encantados de conocer vuestra problemática particular y poder ofreceros la solución más apropiada.

Espero que esta información sea de vuestro interés.

Yon Valverde Amunárriz,

CEO Valverde Consultores

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